Een lege inbox, een leeg hoofd

Mijn mailbox is altijd een chaos geweest. Het geeft me het gevoel dat er niet tegenaan te werken is en dat ik nooit écht up-to-date ben. En dat is ook zo. Een lege inbox is een leeg hoofd. Wordt baas over je inbox met deze tips.G
Mijn mailbox is altijd een chaos geweest. Het geeft me het gevoel dat er niet tegenaan te werken is en dat ik nooit écht up-to-date ben. En dat is ook zo. Een lege inbox is een leeg hoofd. Wordt baas over je inbox met deze tips.
lege inbox

Ik ben nooit zo’n held geweest met het organiseren en structureren van dingen. Om een voorbeeld te noemen: mijn mailbox is altijd een chaos geweest en er stonden standaard 46 ongelezen emails op me te wachten – die ik dan moest zoeken door pagina’s langs door mijn mailbox te scrollen, want 46 mails kunnen van láng geleden zijn. Na 21 ongelezen mails gelezen te hebben hield ik het dan weer voor gezien en aan het einde van de dag stond de teller gewoon weer op 46. Of hoger. Een rommelige mailbox bezorgt mij echt een ontzettend rommelig hoofd. Het geeft me het gevoel dat er niet tegenaan te werken is en dat ik nooit écht up-to-date ben. En dat is ook zo. Een lege inbox is een leeg hoofd. Ik weet dat het klinkt als de titel van een slecht zelfhulpboek, maar geloof me, dat is echt hoe het werkt. In deze post ga ik een paar tips met jullie delen om beter met je email om te gaan.

Unroll.me

De meest praktische tip die ik in tíjden kreeg: unroll.me. Deze website helpt je bij het ordenen en opruimen van je mailbox. Dit doen ze door je te unsubscriben van nieuwsbrieven en reclamemail die je niet langer wilt ontvangen, door te filteren welke mail je wél belangrijk vindt en je dus wilt behouden en door verzamelmails voor je te maken, die je vervolgens eens per week of per maand krijgt, zodat je toch nog op de hoogte blijft van al het nieuws dat ál die bedrijven je normaal gesproken dagelijks sturen. Unroll.me maakt in zekere zin dus een soort nieuwsbrief voor je, van de mails die jij aangegeven hebt te willen houden. Super handig.

Maar het állerbeste? Het uitschrijven voor de nieuwsbrieven. Hoe werkt het? Je meldt je aan met je mailadres en Unroll.me stelt een lijst, op alfabetische volgorde, van alle mails die je op regelmatige termijn ontvangt, voor je samen. Vervolgens ga je in een paar minuutjes tijd door die lijst en geef je aan: wil ik niet meer / wil ik wel / wil ik af en toe ontvangen.

Ik ben twee minuten bezig geweest en was in in één klap uitgeschreven bij 88 (!) nieuwsbrieven. Wat een opluchting om die mails niet meer wekelijks/tweewekelijks of maandelijks te hoeven zien verschijnen in mijn mailbox.  Ik denk echt dat het me een minuut of 2 heeft gekost. Dat is toch niks?! Daarbij komt: het is gratis. (ok, ik klink nu echt als een TellSell reclame, maar nee, ik heb geen aandelen ;))

Verander de instellingen van je mailprogramma

Kijk, dat ik altijd als een idioot op zoek was naar die 46 ongelezen mails, dat komt echt doordat ik maar heel weinig van dit soort dingen af weet. Er zijn vast heel veel mensen die dit lezen en denken: ja Merel, dat is toch logisch? Maar er zijn misschien ook mensen die net zo’n computernoob zijn als ik en denken: hey! maar dat is handig! Goed, tot zover de disclaimer, voordat jullie me massaal voor gek verklaren.

Wat ik dus recentelijk heb gedaan, is de instellingen van mijn Gmail veranderen. Zo had ik nog niet ingesteld dat je alle ongelezen mail bovenaan in je inbox kunt laten zien, zodat je altijd weet welke mails er nog op je wachten. Gmail splitst je mailbox dan automatisch in tweeën: ‘ongelezen mail en ‘alle mail.’ Ideaal, want je kunt het gedeelte ‘alle mail’ ook nog inklappen, zodat je echt alleen maar je ongelezen mail te zien krijgt. Het geeft me zoveel rust om alleen nog maar te zien: 9 ongelezen mail. In plaats van lijsten en lijsten met mails, waar tussen ik moet gaan zoeken naar onbeantwoorde mails. Dat wérkt gewoon niet.

Toen ik de instellingen van mijn mail veranderde naar ‘ongelezen mail eerst laten,’ kreeg ik de melding dat ik ruim 9000 ongelezen mails had. Dat is natuurlijk ontzettend veel spam, reclame en dat zijn ook allemaal ongeopende nieuwsbrieven. Die 9000 mails heb ik allemaal weggegooid. Gewoon het idee dat ik die vetgedrukte cijfers 9000+ niet meer hoef te zien alleen al, heerlijk. Weg ermee. En nu heb ik dus nog 9 ongelezen mails over. Hoe geweldig is dat?! (ja, ik geloof dat ik écht heel gelukkig word van een lege inbox, haha!)

Verder kun je in ieder mailprogramma – of in ieder geval in Gmail en dit mailprogramma kan ik sowieso iedereen aanraden – mapjes aanmaken, zodat je je mails kunt archiveren op onderwerp, afzender of belangrijkheid. Ideaal! Voeg wat kleurtjes toe, om de boel nog wat overzichtelijker (en vrolijker) te maken en je kunt er weer tegenaan.

Maak afspraken met jezelf

Ik merk dat het mij heel erg helpt om afspraken met mezelf te maken. Zoals bijvoorbeeld: twee keer per dag ga je een halfuurtje voor je mail zitten. Het liefst op vaste momenten. Of: op je telefoon geen mails beantwoorden als dat niet per se nodig is. Of: niet ’s avonds je mail beantwoorden. Of: nooit meer dan 15 ongelezen mails in je inbox laten staan. Het helpt, echt.

Hoe het voor mij werkt? Ik hanteer zoveel mogelijk vaste momenten op de dag. Dat betekent dat ik ’s ochtends, het liefst nog voordat ik naar mijn werkplek vertrek, er een half uurtje voor ga zitten. Dertig minuten is lang genoeg om een hoop mails te lezen en er een paar te beantwoorden. Het geeft me een goed gevoel om helemaal op de hoogte te zijn, nog voordat ik aan mijn ‘echte’ werk van de dag begin. Daarbij komt dat ik regelmatig uit de mails nog weer actiepunten voor op mijn To Do lijstje haal, die ik dan vervolgens meteen naar mijn Wunderlist app kan exporteren. Kennen jullie Wunderlist al? Een fantastische app waar je al je lijstjes bij elkaar kunt houden en ook nog kunt delen met anderen. Ideaal en ook weer gratis!

lege inbox

Ergens in de middag ben ik ook nog wel een uurtje met mijn mail bezig en dan zorg ik dat de belangrijkste dingen weggewerkt zijn, zodat ik pas de volgende ochtend weer met mijn mail aan de slag hoef. Natuurlijk gebeurt het mij ook heus nog wel eens dat ik toch ’s avonds nog aan het mailen ben, maar dat is dan vaak wel doordat ik mijn middag-mailmoment heb gemist doordat ik een meeting had, of iets dergelijks. Ik maak het een beetje leuk voor mezelf, met een lekker theetje (momenteel favoriet: de biologische kruidentheetjes van Fair Trade Original,) iets lekkers erbij en een leuk muziekje aan. Zo is een uurtje aan je mail werken zo voorbij en het voelt echt iedere dag weer als een enorme taak die is afgerond. Ik weet dat veel mensen een hekel hebben aan mails beantwoorden en verwerken, maar het hoort er nu eenmaal bij en je kunt er dan maar beter iets leuks van maken – toch?

Inspirerende boeken

Momenteel verdiep ik me écht in het beter structureren en organiseren van mijn werk, zodat ik productiever en efficiënter ga worden de komende tijd en ik merk dat hoe meer ik erover hoor of lees, hoe enthousiaster ik erover word. Ik zie echt in dat het nut heeft en dat het me iets oplevert.

Ik wil je daarom een paar leestips meegeven. Misschien moet je de boeken pas gaan lezen nadat je je mailbox hebt opgeruimd, of misschien juist ervoor, als je een steuntje in de rug nodig hebt. (Dit zijn affiliatelinks.)

Getting Things Done (Nederlandstalig) . Misschien wel één van de belangrijkste boeken op dit gebied. Ik moest zelf een beetje wennen aan het boek en aan de methode, maar nu blijkt het toch wel echt heel erg handig te zijn en heel erg te werken!

Diepwerk . Een boek over hoe je met je volledige aandacht je werk kunt doen. Heel inspirerend!

Nooit meer te druk . Over hoe je op gemakkelijke manieren ervoor kunt zorgen dat je hoofd en agenda (en mailbox!) niet dagelijks overstromen.

Het fijne van het structuren van zoiets belangrijks als je email is niet alleen dat dingen beter werken – voor jezelf en voor de mensen met wie je bijvoorbeeld samenwerkt – maar ook dat je tijd overhoudt voor andere dingen. Ik kan wel duizend dingen bedenken die ik liever doe dan mails beantwoorden en ik weet zeker dat dat ook voor jou geldt. Ik hoop dat je iets hebt aan mijn tips en gedachten over dit onderwerp. Zouden jullie het leuk vinden om meer te lezen over het structureren van je werk en/of agenda? Wat zouden jullie weten of leren? En heb je nog meer vragen over het organiseren van je mail? Stel ze gerust bij de comments! 

Foto’s: Aline Bouma.

Deel deze post op:

Geschreven door: Merel

33 gedachten over “Een lege inbox, een leeg hoofd

  1. Ugh mail! Ik had er afgelopen weekend nog een discussie over op een feestje, er was iemand die bij de gemeente werkt en als je naar hem een mailtje stuurt krijg je automatisch een mailtje terug dat je over zes weken(!) antwoord krijgt. Dat is toch vreselijk, dat betekent dus dat je zoveel mails hebt dat je er pas na zes weken aan toe komt, aan die nieuwe mail. Momenteel ben ik het boek Busy aan het lezen en daar staan ook heel fijne tips in omtrent mail, maar het komt eigenlijk allemaal neer op afspraken met jezelf maken inderdaad. Het beste is denk ik gewoon als iedereen met elkaar afspreekt na 18u geen mails meer te sturen, maar dat is een utopie. ^^’

  2. Herkenbaar, ik word altijd zo vergeetachtig als mijn mail veel te vol zit. Dingen blijven liggen die eigenlijk al aangepakt moesten worden. Ik ga even naar jou tools kijken.

  3. Ik heb me ook al op een hoop nieuwsbrieven terug uitgeschreven en schrijf me ook niet meer in op nieuwsbrieven. ook niet van bloggers trouwens.
    Want je krijgt idd nogal wat mails binnen dan hé.

    1. Laat ik nou binnenkort zelf ook met een nieuwsbrief komen ;) maar nee, ben het met je eens. We krijgen echt te veel mail binnen iedere dag. Nergens voor nodig!

  4. Perfect! Precies wat ik nodig had. Ik werd af en toe gek van al die nieuwsbrieven en updates. Toevallig al een paar weken aan de gang om het e.e.a. af te melden, maar toch bleef er een hoop binnenkomen.

    Ik ben hopelijk verlost van deze porties dagelijkse mail waar ik zelden naar kijk! Nu het opruimen van de zakelijk email nog… dit blijft maar stromen. En er zit eigenlijk geen reclame tussen.

    Heb je daar nog tips voor?

    1. Ja, dat ken ik. Dat is dus echt een kwestie van heel gedisciplineerd iedere dag er voor zitten. Want het blijft maar komen en het moet allemaal beantwoord. Wat ik wel heb gedaan, is een paar bureaus mailen met de vraag of ze me misschien van de mailinglist kunnen halen, want soms is het gewoon onzin wat ze je sturen.
      Verder: mail die beantwoord moet, moet nou eenmaal beantwoord. Ik houd het zo kort mogelijk. En zet er vaak ook bij: ‘een kort en bondig antwoord:.. ‘ Dat helpt!

  5. Het nooit meer te druk boek staat ook nog op mijn lijstje. Heerlijk om even die stress niet meer te voelen. Stiekem pushen we onszelf vaak zo erg. zo zonde.

  6. IK heb standaard de gewoonte om me af te melden bij nieuwsbrieven die me irriteren. Dat doe ik dan wel handmatig maar het is heel fijn om niet iedere keer diezelfde stomme nieuwsbrief te krijgen. En ik hou er gewoon weinig over zo :-)

  7. Hier ben ik momenteel ook mee bezig, efficiënter met tijd omgaan vooral en daar komt ook een stukje mail bij kijken. Had een tijdje geleden bijna 500 ongelezen mails in een klik verwijderd; als ze een half jaar geleden niet interessant waren zijn ze dat nu ook niet. Ik kan je de boeken van Brian Tracy van harte aanraden. Heb er veel uit geleerd wat betreft structuur en organiseren. Heb Getting Things Done toevallig op mijn verlanglijstje staan, ben er heel nieuwsgierig naar.

    Mij lijkt het interessant om te lezen hoe je omgaat met van die momenten dat je gewoon niet vooruit te branden bent. Dat heeft niet direct iets met structureren te maken, meer met time management denk ik, maar daardoor indirect dus ook met structuur. Volg je het nog? ;) Ik stel die vraag vaak aan mensen en krijg de meest uiteenlopende antwoorden, dus ben ook benieuwd naar jouw kijk erop :)

  8. SPREAD THE WORD: Google inbox. is een tooltje van Gmail zelf en de allerbeste manier van mails verwerken. mails die ik heb gelezen en niks mee hoef? swipe ik naar rechts: done. mails die ik graag later wil lezen en behandelen? naar links: snooze. Google inbox werkt samen met Google Calendar, Google keep en Google reminder.
    zo kan ik aan mails een reminder plakken, zoals ‘call this person’. vanuit Google inbox klik ik daarop en belt ie gelijk het nummer.

    als je inbox leeg geswipet is krijg je een vrolijk zonnetje in je scherm. ik heb de ‘normale’ Gmail al zo’n 2 jaar geleden achter me gelaten :)

    1. Ik ben nog nooit zo ongelukkig geweest met een productiviteitstip. Had helemaal niet in de gaten dat de mailtjes die ik zo vrolijk naar rechts swipte (klaar!) met honderden tegelijk allemaal in een dezelfde grote archiefbak terecht kwamen. Jaren zorgvuldig gelabelde mailtjes, ingedeeld op verschillende correspondenties, onderwerpen, mapjes, heel de infrastructuur kapot. Niet. Blij.

  9. Ik was helemaal blij met de unroll.me tip, dus ik ging het snel proberen.

    Ik klikte aan bij welke nieuwsbrieven ik me wilde afmelden, maar naar 5 kreeg ik een melding dat ik unroll.me moest delen op facebook om verder te gaan en bij meer nieuwsbrieven af te melden..

    Vond ik jammer.

      1. Ik ben ook erg blij met de unroll-tip! Je kunt de site foppen door het berichtje alleen met jezelf te delen op Facebook. Heeft niemand er verder last van. :)

    1. Bij die melding kreeg ik ook de mogelijkheid van ‘liever niet delen’. Als je deze kiest kun je daarna verder met het opruimen van je mailbox!

  10. Ik vind unroll.me echt geweldig! Ik kende het al een tijdje en ik ga regelmatig terug om me af te melden bij nieuwsbrieven. Want soms krijg je er toch ongemerkt weer heel veel bij. Verder heb ik niet echt veel mails die antwoord verwachten maar ik vind het toch een fijn gevoel dat alles netjes opgeruimd is. En voor de mails die ik niet meteen kan / wil lezen en die ook totaal niet dringend zijn, heb ik een mapje gemaakt: nog lezen. Op die manier zijn ze uit mijn inbox maar kan ik ze wel terugvinden als ik er eens zin in heb :)

    1. goed is het he? Je krijgt ook steeds weer meldingen als er weer nieuwe brieven zijn waarvan je je kunt afmelden. Inmiddels zit ik op 106 afmeldingen. LOVE IT!

  11. Wat een goede tip, dank je wel!! Sinds ik een jaar geleden een training Getting Things Done heb gevolgd, heb ik elke dag zero inbox. En ik voel me een stuk relaxter en productiever. Daar ben ik superblij mee, maar al die nieuwsbrieven waren nog steeds een doorn in mijn oog. Handmatig afmelden deed ik wel eens, maar alsnog werd mijn inbox elke keer gevuld met nieuwsbrieven. Dankzij unroll.me heb ik me voor een hoop nieuwsbrieven uitgeschreven en de rest heb ik allemaal naar de roll-up verplaatst. Helemaal zen!!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *